Zu Beginn eines Webseitenprojektes steht das Kick-off-Meeting und von diesem Meeting hängt viel ab. Denn ein guter Kick-off erspart Ihnen viel Zeit, Geld und natürlich Ärger im Verlauf des Projektes.

Damit das Kick-Off-Meeting erfolgreich wird und der Start in das neue Projekt auch wirklich gelingt, gilt es ein paar Regeln zu beachten.

1.    Warum ist ein Kick-off so wichtig?

Der Kick-off sollte nicht einfach schnell als eine Art Pflichtaufgabe abgehakt werden. Er ist, wenn er gut geplant und durchgeführt wird, vielmehr der wichtigste Schritt hin zu einem erfolgreichen Projekt.

• In einem Kick-off haben Sie die Möglichkeit mit genau den Personen einen Plan auszuarbeiten, die am Ende über den Erfolg eines Projektes entscheiden.
• Er hilft dabei genaue Zeitpläne, Deadlines und das Budget zu bestimmen.
• Darüber hinaus gibt er Projektbeteiligten den Raum zu erklären, was wie viel Zeit und Budget benötigt.
• Im Kick-off finden Sie heraus, was Kunden/Agentur/Teammitglieder von bestimmten Ideen halten und er bietet sich die Gelegenheit eine gemeinsame Vision zu entwickeln, mit der alle zufrieden sind.
• Er hilft dabei viele Ideen zu einem gemeinsamen Ziel zusammenzufassen.
• Pläne werden in der Gruppe beschlossen. Es werden individuelle Verantwortlichkeiten, Deadlines und Prozesse festgelegt.

2.    Zu welchem Zeitpunkt macht das Kick-off-Meeting Sinn?

Idealerweise sollte der Kick-off stattfinden, bevor die Teams sich finden und die Arbeit beginnt. Denn der Kick-off dient dazu Erwartungen und Ziele festzulegen, die als Grundlage für ein erfolgreiches Projekt dienen.

Setzen Sie den Kick-off außerdem mindestens für einen halben Tag an. Das klingt vielleicht viel, aber so haben Sie drei bis vier Stunden lang Zeit das Projekt zu verstehen. Sie können über Projektziele und Zielgruppen sprechen, Fragen stellen, Kunden- und Teamanforderungen klären und Schwierigkeiten thematisieren. Wenn es nicht möglich ist, einen ganzen Vormittag oder Nachmittag zu blockieren,  dann teilen Sie das Treffen doch in zwei Besprechungen mit jeweils festgelegten Diskussionsthemen auf.

3.    Wer sollte teilnehmen?

Gleich zu Beginn eines Projektes einmal die richtigen Leute an einem Tisch zu haben, macht Ihnen das Leben für den Projektzeitraum deutlich leichter. Deshalb laden Sie unbedingt alle Stakeholder und beteiligten Mitarbeiter zum Kick-off ein.

Dadurch haben alle die Möglichkeit, sich kennenzulernen. Sie können nicht nur ihre Wünsche für das Projekt teilen sondern auch mögliche Unterschiede bei den Zielen und Prioritäten herausarbeiten. Dies wird darüber hinaus dazu beitragen, eine Hierarchie von Entscheidungsträgern zu etablieren, was wiederum das Risiko eines unkontrollierten Projektwachstums verringert.

Unter den Teilnehmern sollten deshalb sein:

• ein Moderator, der durch das Meeting führt (Dabei muss es sich natürlich nicht um einen externen Moderator handeln, es sollte nur klar sein, wer Gespräche und Diskussionen leitet.)
• alle Schlüsselmitglieder des Teams, das in das Projekt involviert sein wird
• ein Vertreter aus jedem relevanten Teilbereich der involvierten Partner
• alle wichtigen Stakeholder und Entscheidungsträger

Nicht immer ist es möglich alle gleichzeitig an einen Tisch zu holen. Bringen Sie dennoch so viele wie möglich zusammen und organisieren Sie darüber hinaus Folgeinterviews mit den abwesenden Personen. Gleich zu Beginn des Projektes sollten alle wichtigen Personen involviert sein und sich als Teil des Teams fühlen.

4.    Was Sie vor dem Kick-off tun sollten

Vor dem Kick-off sollten Erwartungen festgelegt werden. Teilen Sie allen Teilnehmern mit, was die Ziele des Kick-offs sind. So können sich die Teilnehmer gezielt vorbereiten und Sie erhalten so viele Informationen wie möglich über die Projektziele, die Zielgruppe, die erforderlichen Inhalte, die benötigte Logistik, das Budget, die Rollen innerhalb des Teams usw.

Im Vorfeld sollten Sie ein paar Sachen vorbereiten, die Sie mit in den Kick-off nehmen:

• Drucken Sie den Marken-Styleguide aus, damit im Kick-off darauf Bezug genommen werden kann und alle sehen, wovon gesprochen wird.
• Drucken Sie Beispiele früherer Projekte aus, um Möglichkeiten aufzuzeigen und die Fähigkeiten des Teams zu demonstrieren. Oder bereiten Sie diese auf einem großen Screen vor.
• Drucken Sie Screenshots der aktuellen Seite aus (oder bereiten Sie die Seite auf einem großen Screen vor), damit die Teilnehmer die aktuelle Gestaltung der Page vor Augen haben und formulieren können, was geändert werden soll und was beibehalten wird.
• Führen Sie Recherchen bei Wettbewerbern durch, um den Markt im Blick zu haben und zu verstehen.
• Bereiten Sie eine Agenda vor und lassen Sie diese den Teilnehmenden im Vorfeld zukommen. So kann sich jeder auf das Meeting vorbereiten.
  (Wie die perfekte Agenda aussieht, fassen wir in einem extra Artikel zusammen.)

5.    Was nach dem Kick-off zu tun ist

Nach dem Kick-off sollten Sie sich etwas Zeit lassen, bevor Sie die Ergebnisse rausschicken. Senden Sie die Notizen an alle, die zum Kick-off eingeladen waren. Enthalten sein sollten:

• eine Zusammenfassung von grundsätzlich allem, was Sie im Meeting besprochen haben
• alle Ergebnisse und Maßnahmen, die Sie beschlossen haben
• alles zu dem noch Sie noch eine Entscheidung treffen müssen
• alle festgelegten Ziele – für das Geschäft und die Webseite
• die Zielgruppe, die Sie für die Webseite festgelegt haben
• alle zusätzlichen Notizen, auch wenn sie nur kurz sind

Wichtig ist diese Zusammenfassung der Ergebnisse, damit sichergestellt wird, dass Missverständnisse vermieden werden, alle auf dem gleichen Stand sind und die Teams in Aktion treten.

Der Kick-off ist nur der Anfang, aber es ist ein wichtiger erster Schritt, um das Projekt in die richtige Richtung zu lenken und bestmöglich zu starten.

Feststeht, verzichtet die von Ihnen angefragte Agentur auf ein ausführliches Kick-off-Meeting, sollten Sie sich ganz schnell eine andere suchen.

 

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Weitere Kriterien zur Auswahl einer Internetagentur finden Sie in unserem Blogbeitrag: Agenturverantwortung bei der Planung von Webseiten

 

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